Электронное письмо – Ваш имиджмейкер

Электронная почта экспрессом взлетела на вершину популярности средств общения и держит первое место, несмотря на атаки интернет-пейджеров и интернет-телефонов. Для многих этот вид связи является единственным каналом общения с партнерами. Мнение о Вас строится на основе электронных посланий.

Все разделить
После дня трудового, попойки дружеской, ночи бурной трудно перестроиться и общаться с приятелями на радостной, а с бизнес-партнерами на деловой ноте. Создайте отдельно ящик для личной переписки и бизнеса и не смешивайте их.

«Ваш Ильич»
Ваше письмо – это Ваше лицо, как не банально сие звучит. Сделать лицо красивым поможет шаблон с логотипом и прочими красивостями. Информативным, что важнее, его сделает правильная подпись. Если Вы являетесь счастливым обладателем почтовика «The Bat», то о красивых шаблонах можете забыть и все усилия сконцентрировать на подписи.

Система мысли
Электронное письмо хорошо тем, что не требует мгновенного ответа. Всегда есть время, чтобы подумать над каждым словом. Не выливайте все, что есть в голове на бумагу – не превращайте письмо партнеру в торжество хаоса слов. Излагайте мысли по пунктам, системно, лаконично. Если письмо длинное, разбейте его на абзацы.

Короткие предложения понятнее автопоезда причастных оборотов. Абзац в 4 строчки самый удобный для чтения и восприятия. 5-6 – хорошо, дальше – хуже.
Не спешите нажимать кнопку «Отправить». Прочтите свой «труд». Как Вы думаете, посторонний человек поймет, о чем речь и чего Вы от него хотите?

Гы-гы-гы
В первые 2-3 письма новому партнеру не вставляйте смайлики и прочие «интернет-радости». Вы же не знаете пристрастия и антипатии человека на том конце провода. Учитывая, тот факт, что далеко не все понимают суть смайликов в деловых письмах, лучше ими не злоупотреблять.

Говорящая тема
Берегите время партнера, он это оценит по достоинству. Не называйте письма «привет», «как дела?» и не оставляйте поле «тема» пустым. Тема должна лаконично сообщать, о чем пойдет речь в письме.

Летописи долой
Пересылая партнеру информацию, полученную от третьих лиц, помните, что он тоже человек и его мозг, может не воспринять «хронику 20 дневной переписки» без Ваших пояснений. Я очень не люблю, когда мне пересылают письмо на 4 страницы, которое содержит всю и личную («чмоки зая; чмоки мой мальчик») и деловую информацию без пояснений. А Вы? Вам нравится копаться в письмах-простынях в поисках двух предложений? Делайте выводы.

«Тебе пакет»
Пересылая файлы в письме, найдите минутку и в одном предложении напишите, что это такое и с чего это вдруг в ящик Вашего партнера сваливается 3-х мегабайтное послание. Даже если Вы говорили об этом ранее. Люди заняты и им некогда вспоминать о Вашем недельном разговоре.

Доброе слово и кошке приятно
Постарайтесь письмо заканчивать добрым напутствием. Пусть оно будет не в подписи, а в тексте письма. Все знают, что подпись вставляется автоматически – компьютером, а Ваше доброе пожелание пусть будет написано руками. Это же так приятно.
Я пишу «Всего доброго» или «Удачи».

Эти нехитрые правила повысят Вас в глазах партнеров, а от уважения до заказа – один шаг.

Додати коментар

Ім'я, Прізвище* E-mail Захист від спаму* Текст повідомлення*  

Додати коментар

[ ]